19 | 10 | 2017

Prüfungsauftrag - die Rechte und Pflichten des Kassenprüfers

Prüfungsauftrag - die Rechte und Pflichten des Kassenprüfers(HaufeIndex: 669366)

Einführung

Da nur sehr wenige Satzungen oder Vereinsordnungen eine genaue Vorgabe für die Prüfungstätigkeit enthalten, entstehen immer wieder Abgrenzungsfragen zu Art und Umfang der Prüfungsbefugnis. Andererseits erwartet die Mitgliederversammlung, dass bei jeder ordentlichen Jahresmitglieder-Hauptversammlung das Prüfungsergebnis mitgeteilt wird. Werden keine Beanstandungen vorgebracht, wird für den Abschluss des vorangegangenen Kalenderjahres oder sogar weitergehende Zeiträume die Entlastung des Vorstands etc. zur Abstimmung in der Mitgliederversammlung beantragt. Die nachfolgende Übersicht informiert über die Funktion, die damit verbundenen Befugnisse und den Umfang der Prüfungsaufgaben.

Die 6 häufigsten Fallen 1. Die Satzung enthält keine klare Vorschriften Um Abgrenzungsfragen zu Art und Umfang der Prüfungsbefugnis zu umgehen, sollte die Satzung klare Vorschriften enthalten:

1                       ·    über die gewollte ehrenamtliche Tätigkeit der Kassenprüfer,

1                       ·    eine nachvollziehbare Festlegungen, wie die Wahl stattfindet und welche Amtszeit für die dann gewählten Kassenprüfer konkret vorgesehen ist,

1                       ·    dass es sich entweder um einen aus dem Kreis der Mitglieder gewählte Kassenprüfer handelt oder auch um externe Personen, die nicht als Vereinsmitglieder das Vertrauen der Mitgliederversammlung haben.

1                       ·    Die Aufnahme einer Vorgabe für Kassenprüfung wird bei Vereinsgründungen übersehen.

2. Die Satzung sieht nur einen Kassenprüfer vor Sieht Ihre Satzungsregelung nur die Wahl eines Kassenprüfers vor, so kann die Funktionsfähigkeit dieses "Aufsichtsmandats" während der ganzen Wahlzeit nicht gewährleistet sein. Sie sollte wegen der denkbaren Amtsniederlegung des Ehrenamtes, bei anstehenden Satzungsänderungen die Erweiterung auf zwei Kassenprüfer überdenken. 3. Übergebene Buchführungsunterlagen wurden nicht bestätigt Ergänzend - zur Absicherung des Vorstandes, dass tatsächlich die relevanten Buchführungsunterlagen, Belege und Kontoauszüge übergeben wurden - sollte dies zu Beginn der Prüfung von dem oder den Kassenprüfer/n bestätigt werden. Auch zum Schutz für den Kassenprüfer ist dadurch sichergestellt, dass tatsächlich ein Einblick in die Kassengeschäfte des Vereins genommen werden kann und somit alle Unterlagen, auch für Nebenkassen etc. für die Durchführung des Prüfungsauftrags vorliegen. 4. Es liegt keine ordnungsgemäße Buchführung vor Der Kassenprüfer entdeckt nicht nachvollziehbare Eigenbelege, verkappte Vergütungen für die Vorstandsarbeit einzelner Vorstandsmitglieder, nicht plausible, überhöhte Reisekostenabrechnungen. Diese nicht ordnungsgemäße Buchführung darf nicht akzeptiert werden, um einer Schädigung des Vereinsvermögens im Interesse der Mitglieder vorzubeugen. Auch können bei einer späteren Finanzamtprüfung gemeinnützigkeitsrechtliche Beanstandungen und Haftungsansprüche auftreten. 5. Einnahmen und Ausgaben wurden buchhalterisch nicht erfasst Bei dem zu prüfenden Mehrspartenverein wurde festgestellt, dass die im abgelaufenen Vereinsjahr in den einzelnen Abteilungen getätigten Einnahmen und Ausgaben weder buchhalterisch noch über die Konten/Barkasse erfasst sind. Trotz zugebilligter Eigenständigkeit in finanzieller Hinsicht von einzelnen Abteilungen, müssen die steuerrelevanten Einnahmen und Ausgaben auch über die Hauptbuchhaltung beim Verein laufen. Geschieht das nicht, so entspricht dies zum einem nicht einer ordnungsgemäßen Vereins-Geschäftsführung nach der Abgabenordnung und zudem können dem Verein hieraus nicht einkalkulierte Steuernachzahlungen drohen! 6. Die Kassenprüfertätigkeit soll durch ein bereits gewähltes Vorstandsmitglied durchgeführt werden Es finden sich keine Vereinsmitglieder, die eine weitergehende ehrenamtliche Kassenprüfertätigkeit im Interesse des Vereins ausüben. Nicht zulässig ist es in diesem Zusammenhang, dass die Durchführung der Kassenprüfertätigkeit durch ein bereits gewähltes Vorstandsmitglied ausgeübt wird. Ändern Sie Ihre Satzung, mit der Rückendeckung der Mitgliederversammlung dahingehend ab, dass in solchen Fällen die festzulegende Prüfungstätigkeit, dann gegen Honorar, einem Steuerbüro übertragen wird.

1 Allgemeines(HaufeIndex: 669367)

Bei dem Amt des Kassenprüfers handelt es sich um eine echte ehrenamtliche Tätigkeit. Eine wie auch immer geartete Bezahlung für diese oft nicht leichte Aufgabe muss auf jeden Fall aus steuerlichen - aber auch gemeinnützigkeitsrechtlichen - Aspekten vermieden werden. Denkbar wäre allenfalls ein Ersatz von nachgewiesenen (meist minimalen) Aufwendungen, etwa für Fahrtkosten, Büromaterial oder Telefonate, Porto, Telefax etc., soweit erforderlich.

Praxis-Beispiel

Für einen bundesweit tätigen gemeinnützigen Verein mit Sitz und Geschäftsstelle in Norddeutschland wird eine Kassenprüferin als Vereinsmitglied aus Süddeutschland gewählt. Möglich wäre z. B. der Ersatz von Reisekosten für die Übergabe der Unterlagen bei der weit entfernten Geschäftsstelle, auch etwa die Erstattung notwendiger nachgewiesener Kommunikationskosten, dies wegen Rückfragen gegenüber dem Schatzmeister und/oder der Vereinsgeschäftsstelle.

Steuerlicher Hinweis

Für die Tätigkeit als Kassenprüfer kann der sog. Übungsleiterfreibetrag nach § 3 Nr. 26 EStG nicht in Anspruch genommen werden. Möglich dürfte aber ab 2007 sein, dass man auch dem oder den Kassenprüfern eine geringe pauschale Aufwandsentschädigung durch den gemeinnützigen Verein/Verband gewährt und hierfür den neuen Steuerfreibetrag nach § 3 Nr. 26a EStG in Höhe von 500 Euro als Jahresbetrag nutzt. Damit lassen sich kleinere Eigenaufwendungen der nebenberuflich und ehrenamtlich tätigen Prüfer abgelten, ohne dass wie sonst Einzelbelege für die Tätigkeit vorgelegt werden müssen. Dies setzt aber zusätzlich voraus, dass die Satzung keinen Hinweis auf rein ehrenamtliche Tätigkeit enthält, sondern die Möglichkeit für einen Aufwandsersatz vorsieht. Der Verein muss die Vergütung für diesen Fall auszahlen, da es sich um einen Freibetrag, keinen Steuerabzugsbetrag auf Empfängerseite handelt. Damit wäre die kleine Entschädigung dann aber für den Prüfer einkommensteuerfrei. Dies setzt natürlich auch eine gewisse Liquidität des Vereins voraus.

Hinzu kommt, dass bei einer wie auch immer geregelten besonderen Vergütung statt pauschalem Aufwandsersatz u.  U. die Amtsunabhängigkeit beeinträchtigt wäre. Der abgerechnete Aufwandsersatz ist hingegen steuerfrei. Wobei auch ein Kassenprüfer etwa aus Dank für seine mehrjährige ehrenamtliche Tätigkeit geehrt werden kann, dies verbunden mit einer kleinen Aufmerksamkeit (Sachgeschenk) wie bei sonstigen Mitgliedern in Höhe von 40 Euro aus besonderem Anlass.

Je nach Satzungsvorgabe kann auch von der rein ehrenamtlichen Kassenprüfungstätigkeit abgewichen werden. Größere gemeinnützige Organisationen übertragen diese Prüfungstätigkeit teilweise auch auf Angehörige der steuerberatenden Berufe, wie Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. Wobei sich der Vorstand die Ermächtigung von der Mitgliederversammlung geben lassen sollte, nach seiner Entscheidung einen bestimmten Berater oder ein bestimmtes Steuerbüro/eine Gesellschaft mit dieser Prüfung zu beauftragen. Die namentliche Benennung eines Beraters/einer Kanzlei sollte in der Satzung unterbleiben, damit bei einem Mandantswechsel nicht auch noch die Satzung geändert werden müsste.

Auf eine gebotene Gebührenvereinbarung zur Durchführung der Prüfungstätigkeit nach den Satzungsvorgaben sollte im Vereinsinteresse geachtet werden.

2 Die Amtszeit des Kassenprüfers(HaufeIndex: 669368)

2.1 Kann bzw. sollte man die Amtszeit begrenzen?(HaufeIndex: 669369)

Ausgehend von der Tatsache, dass über 90 % aller Vereinssatzungen nur wenige Aussagen über die Amtszeit der Kassenprüfer und zur Funktion des Kassenprüfers enthalten, steht einer (theoretisch) mehrfachen Wiederwahl von Kassenprüfern nichts entgegen. Es ist letztendlich die Entscheidung der Mitgliederversammlung, ob man auf Vorschlag des Vorstandes oder aus dem Kreis der Mitglieder bei anstehenden Wahlen nach einer bis zwei Amtsperioden ggf. eine Neubesetzung vornimmt. Eine andere Möglichkeit wäre z. B., bei zwei Kassenprüfern einen "sanften" Übergang dadurch herbeizuführen, indem jeweils nach einer oder zwei Amtsperioden zumindest ein neuer Kassenprüfer durch die Mitgliederversammlung nachgewählt wird.

Achtung

Es gibt keine rechtlichen Bedenken gegen eine Wiederwahl. Es sei denn, eine entsprechende Satzungsregelung schließt dies von vornherein aus oder ergibt sich aus dem Wahlverhalten der Mitglieder während der Jahreshauptversammlung.

Soweit bereits per Satzungsregelung eine längere Amtszeit vorgesehen ist, z. B. drei oder vier Jahre, empfiehlt sich dann ein Wechsel in der Besetzung dieses Amtes, schon um zu vermeiden, dass die jährliche Kassenprüfung vielleicht doch zu routinemäßig abgewickelt wird. Andererseits führt eine mehrjährige Tätigkeit natürlich auch dazu, dass qualifizierte Erfahrungen erworben werden.

2.2 Wann wird der Kassenprüfer gewählt?(HaufeIndex: 669370)

Meist orientiert sich der Wahlzeitpunkt am Wahlrhythmus des Vorstandes.

Praxis-Beispiel

§ 8 Kassenprüfer Bis zu zwei Kassenprüfern werden von der Mitgliederversammlung für eine Amtsdauer von drei Jahren gewählt. Gewählte Kassenprüfer dürfen nicht dem Vorstand/der Vorstandschaft angehören. Eine einmalige Wiederwahl für eine weitere Amtsperiode ist grundsätzlich möglich. Zum Aufgabenbereich ....

Ausgehend von der fehlenden rechtlichen Vorgabe für eine zeitliche Begrenzung, dürften auch von Seiten des Finanzamts keine Bedenken bez. der Person oder der einen oder anderen mehrfachen Wiederwahl erhoben werden. Eine Kontaktaufnahme des Finanzamtes zu den Kassenprüfern wäre ohnehin die absolute Ausnahme.

2.3 Satzungsmuster Kassenprüfer(HaufeIndex: 669371)

Praxis-Beispiel

1. Rechnerische Prüfung § ... Kassenprüfer Die von der Mitgliederversammlung für ...... Jahre gewählten zwei Prüfer überprüfen die Kassengeschäfte des Vereins auf rechnerische Richtigkeit. Die Kassenprüfung erstreckt sich nicht auf die Zweckmäßigkeit der vom Vorstand genehmigten Ausgaben. Eine Überprüfung hat mindestens einmal im Jahr zu erfolgen; über das Ergebnis ist in der Jahreshauptversammlung zu berichten. Kassenprüfer dürfen keine Vorstandsmitglieder sein. 2. Umfassendes Prüfungsrecht § ... Kassenprüfer Die Mitgliederversammlung wählt aus dem Kreis der stimmberechtigten Mitglieder zwei Kassenprüfer für eine Amtsdauer von zwei Jahren. Wahlberechtigt sind nur Mitglieder, die nicht dem Vorstand (oder dem Hauptausschuss, ggf. weiteren Gremien) angehören. Den Kassenprüfern obliegt die Prüfung aller Kassen des Vereins, einschließlich der Abteilungskassen und etwaiger Sonderkassen/Barkassen. Die Kassenprüfer sind zur umfassenden Prüfung der Kassen einschließlich des Belegwesens in sachlicher und rechnerischer Hinsicht berechtigt und verpflichtet. Prüfungsberichte sind in der Mitgliederversammlung vorzulegen und zu erläutern. Bei festgestellten Beanstandungen ist zuvor der Vorstand zu unterrichten.

3 Über welche Rechte verfügt der Kassenprüfer?(HaufeIndex: 669372)

3.1 Das Einsichtsrecht(HaufeIndex: 669373)

Generell lässt sich hier zunächst die Feststellung treffen, dass dem Prüfer die für Prüfungszwecke erforderlichen Unterlagen zur Verfügung gestellt werden müssen, und dass diese Personen des Weiteren auch die Berechtigung haben, die für die Prüfung notwendigen Auskünfte einzuholen. Dies sind Personen aus dem Kreis der Vorstandschaft, wobei natürlich der Vereinskassierer/Schatzmeister aufgrund seiner Detail- und Sachkenntnis der ideale Ansprechpartner ist.

Achtung

Kann der Schatzmeister keine Auskunft geben, so ist der Kassenprüfer berechtigt, auch andere Personen des Vorstands und des erweiterten Vorstands zu befragen.

Zur sachgerechten Prüfung ist jedoch auch eine Ausweitung des Auskunftsanspruchs, z. B. auf die vertretungsberechtigten Vorstände, möglich, sollte der Schatzmeister keine hinreichende plausible Erklärung/Stellungnahme abgeben können oder wollen. Kann der Kassenprüfer auch nach intensiver Befragung eine bestimmte Ausgabenposition nicht klären, so beschränkt sich seine Prüfungstätigkeit auf das Ergebnis, dass zu der Position XY auch mithilfe direkter Befragung keine weiteren Hinweise/Auskünfte erlangt werden konnten. Eine gesetzlich verankerte Auskunftspflicht sieht übrigens für politische Parteien z. B. § 29 des Parteiengesetzes ausdrücklich vor.

Das grundsätzliche Einsichtsrecht in den Jahresabschluss, die Buchhaltung, in relevante Vereinsbücher/Aufzeichnungen/Unterlagen sowie in Belege ergibt sich zumindest mittelbar aus § 317 HGB. Dies ist eine Spezialvorschrift für den berufsmäßig tätigen Abschlussprüfer von Kapitalgesellschaften. § 317 HGB sieht hier u. a. vor, dass ein Abschlussprüfer die wesentlichen Auswirkungen

1                 ·    bei festgestellten Unrichtigkeiten oder

1                 ·    Verstößen gegen buchhalterische/steuerliche Grundsätze auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage von Kapitalgesellschaften

durch das Prüfungsrecht erkennen soll.

Selbst dem berufsmäßig aktiven Abschlussprüfer (Steuerberater, Wirtschaftsprüfer) wird ein freies Ermessen für die Art und den Umfang seiner Prüfung eingeräumt. Wenn daher selbst das HGB relativ wenige konkrete Vorgaben enthält, muss dies in vergleichbarer Weise ebenso für den ehrenamtlich tätigen Kassenprüfer gelten, soweit dieser nicht durch Satzungsvorgaben/Vereinsordnungen an bestimmte Pflicht-Prüfungsaufgaben gebunden ist.

3.2 Der Umfang des Prüfungsrechts(HaufeIndex: 669374)

Achtung

Überprüfen Sie die bisher übliche Vorgehensweise in Ihrem Verein.

Schwieriger wird es bei dem Umfang der Prüfungstätigkeit. Enthält die Satzung oder ein hierfür erwirkter Beschluss der Mitgliederversammlung keine Vorgaben, dürfte sich der Umfang der Prüfungstätigkeit an den bisherigen Erfahrungen/der Vorgehensweise in den Vorjahren orientieren. Konkret heißt das, dass sich z. B. der bisherige Prüfungsumfang auf die Überprüfung der Kassen- und Vermögensbestände und des Abgleichs mit den Belegen/Rechnungen erstreckt, nicht jedoch auf die Überprüfung der Zweckmäßigkeit der getätigten Ausgaben.

Oft sehen aber auch separate Finanzordnungen konkretere Vorgaben für Prüfungstätigkeiten vor, bis hin zur Überprüfung, ob z. B. Einnahmen zutreffend im ideellen Bereich, im Bereich der Vermögensverwaltung (Sponsoring-Einnahmen!) oder dem Zweckbetrieb/wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zugeordnet wurden. Dies kann bei vorhandenem/r Gesamtprüfungsauftrag/Prüfungsermächtigung im Einzelfall bis hin zu betriebswirtschaftlichen Auswertungen oder Feststellungen gehen, etwa zur Liquidität des Vereins, Einhaltung von vorgegebenen Haushalts- oder Wirtschaftsplänen, Hinweise auf fehlende Verpflichtungsermächtigungen von einzelnen Vorstandsmitgliedern u. a. Dies je nach Vereinsübung bei bisherigen Prüfungen oder konkreten Satzungsvorgaben zum Prüfungsumfang.

3.3 Der Prüfungsumfang im Überblick(HaufeIndex: 1631883)

Art und Umfang der Prüfung können in geeigneter Weise in der Satzung oder Finanzordnung festgelegt werden.

Es empfiehlt sich, eine sachliche Prüfung im Rahmen eines Soll-Ist-Vergleiches in Form einer Haushaltsplan-Rechnungslegung. Dies erleichtert zudem die Bearbeitung und verkürzt die dafür notwendige Überprüfungszeit. Von Vorteil ist es zudem, wenn der Verein nach seiner Rechnungslegung ggf. über einen Rechenschaftsbericht des Vorstands verfügt, der neben dem aktuellen Jahr einen Vergleich zum Vorjahr zulässt. Damit können zahlenmäßig größere Abweichungen sofort nachvollzogen und ggf. im Einzelnen wegen der Veränderungen abgeprüft werden.

In der Vereinspraxis besteht häufig zudem das Problem, dass die steuerlichen Abschlüsse zum Zeitpunkt der Kassenprüfung noch nicht vorliegen, so dass für die Überprüfung der Vereinsgeschäfte dann, soweit vorhanden in schriftlicher Form, meist der Rechenschaftsbericht des Vorstandes als Grundlage für die finanzielle Situation beim Verein herangezogen wird.

Dies könnten im Überblick Gegenstand und Grundlage für die Prüfung sein:

1                 ·    Jahresabschluss für das Prüfungsjahr;

1                 ·    Buchhaltung mit Belegen;

1                 ·    Prüfung der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Buchführung nach der Abgabenordnung/des HGB sowie der einschlägigen steuerlichen Vorschriften;

1                 ·    Überprüfung und Kontrolle der Inventarliste/des Anlagevermögens für das Vereinsvermögen;

1                 ·    Abprüfung der Abschlusszahlen aus dem Vorjahr mit den Eröffnungszahlen des aktuellen Prüfungsjahres auf rechnerische Übereinstimmung;

$1                 ·    Liegt erkennbar, ggf. über eine Mittelverwendungsrechnung, eine satzungsmäßige Mittelverwendung wegen der gemeinnützigkeitsrechtlichen Vorgaben vor? Sind die Vereinsaktivitäten über den Satzungszweck noch abgedeckt?

1                 ·    Einschätzung zur Liquidität und finanzieller/wirtschaftlicher Situation nach Abschluss und Prognose für das laufende Geschäftsjahr, ggf. nach vorliegender Haushaltsplanung.

1                 ·    Gibt es nachvollziehbare Angaben über gebildete Rücklagen?

3.4 Die Prüfungsaufgaben im Einzelnen(HaufeIndex: 669375)

Bei der Überprüfung der vorgelegten Vereinskonten, bei den Kontenblättern/elektronischen Buchführungsunterlagen mit allen Angaben, sollte der Prüfer mit einem sachlichen, also umfassenden Prüfungsauftrag darauf achten, ob die Einnahmen und Ausgaben

1                 ·    dem ideellen Bereich,

1                 ·    der Vermögensverwaltung,

1                 ·    dem Zweckbetrieb oder

1                 ·    dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb

zuzuordnen sind. Für Vereine besteht unabhängig von der Prüfung hier insoweit eine steuerrechtliche Verpflichtung. Dies ist auch Vorgabe für eine gemeinnützigkeitsrechtlich einwandfreie Geschäftsführung der Vereinsgeschäfte. Denn unabhängig von den gemeinnützigkeitsrechtlichen Vorgaben bei späterer Überprüfung durch das Finanzamt, muss diese Kernaussage auch für die spätere Entlastung des Vorstands im Rahmen der Mitgliederversammlung getroffen werden.

Der Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit

Häufig übersehen Vereine, die - wie in der Regel üblich - ihr Vereins-Jahresergebnis über eine Einnahme-Überschussrechnung ermitteln, dass die Aufstellung des Jahresabschlusses nach den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung erfolgen und dabei der Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit eingehalten werden muss (§ 243 HGB). Für den mit der Vereinsbuchführung betrauten Vereinskassierer bedeutet dies, dass er in der Lage sein muss, jede Buchung nachvollziehen zu können, aber nicht nur er, sondern auch Dritte, wie z. B. der Kassenprüfer. Dies kann durch genauere Erläuterungen im Buchungstext erreicht werden - ein großer Vorteil beim Einsatz von EDV-Buchhaltungen, die die Eingabe umfassender Textanmerkungen ermöglichen.

Der Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit betrifft jedoch nicht nur die Buchhaltung, sondern auch den Jahresabschluss. Deswegen ist eine zu starke Verkürzung des "internen" Jahresabschlusses abzulehnen, weil damit die Übersichtlichkeit u. U. nicht mehr gegeben ist. Es bestehen jedoch keine Bedenken, der Mitgliederversammlung einen verkürzten Jahresabschluss in Form eines Offenlegungsjahresabschlusses i. S. von § 327 HGB vorzulegen.

Achtung

Nebenbuchhaltungen sind dem Grundsatz der Vollständigkeit zufolge unzulässig.

Grundsatz der Vollständigkeit

Der Grundsatz der Vollständigkeit (§ 246 Abs. 1 HGB) bedeutet, dass alle Vermögensgegenstände, Aufwendungen und Erträge erfasst wurden. Hiervon haben sich die Kassenprüfer durch Stichproben und gezielte Einzelfragen zu vergewissern. Der Kassenprüfer muss also auch die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften überprüfen. Dabei ist insbesondere zu berücksichtigen, ob die Buchhaltung besondere Aufwands-, Ertrags- und Bestandskosten für den ideellen Bereich, den Bereich der Vermögensverwaltung, den Zweckbetrieb und den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb enthält und entsprechend gebucht wird. Daneben sind vor allem die Einhaltung der Vorschriften über die Führung von Lohnkonten sowie der Vorsteuerabzug zu überprüfen. Grundsätzlich ist stets ein Blick auf die Mittelverwendung im Hinblick auf die Vorschriften des Gemeinnützigkeitsrechts nach der Abgabenordnung geboten.

Beispiele: Der Kassenprüfer stellt sicher schnell fest, dass eingegangene Spendenmittel im ideellen Bereich für die Sanierung der selbstbewirtschafteten Vereinsgaststätte erkennbar verwendet wurden.

Aus vorliegenden Ausgabenbelegen ergibt sich, dass in nicht unerheblichem Umfang Waren/Getränke etc. für eine Abteilung gekauft wurden, obwohl bei den Einnahmen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb sich keinerlei Einnahmen dieser Abteilung feststellen lassen.

Prüfung der zeitlichen Zurechnungsvoraussetzungen

Des Weiteren gehört zur Überprüfung, ob die zeitlichen Zurechnungsvoraussetzungen erfüllt sind, d. h. ob in den Fällen der Bilanzierung eine sachgerechte Periodenabgrenzung (Forderungen, Verbindlichkeiten, Rechnungsabgrenzungsposten, Rückstellungen) vorgenommen wurde.

Bei Vorlage einer Einnahme- bzw. Überschussrechnung sollte auch ergänzend geprüft werden, ob die Grundsätze der zeitnahen Mittelverwendung beachtet wurden. Ausgehend von dem Grundsatz und der AO-Vorgabe, dass vorhandene Vereinsmittel für satzungsgemäße Zwecke bis zum Ablauf des Folgejahres nach Zugang verwendet werden müssen, sollte über den Geldbestand erkennbar werden, ob bei vorhandenen Überschüssen zeitnahe Rücklagenbildungen erfolgt sind. Bei bereits vorhandenen und erkennbaren Rücklagen können sich Veränderungen durch feststellbare Verwendungen, etwa über eine Mittelverwendungsrechnung, ergeben. Aber auch die Erhöhung von vorhandenen Rücklagen durch weitere Mittelzuführung und auch die Erhöhung durch Zinsen bei angelegten Spar- oder Festgeldkonten kann sich dadurch ergeben.

Es sollte darauf geachtet werden, ob sich aus dem vorgelegten Jahresabschlussbericht des Vorstandes erkennen lässt, dass, und wenn ja, für welche Zwecke und in welcher Höhe zum Ende des Vereinsjahres die Rücklagenbildung aufgeführt ist. Auch die Finanzämter erwarten, dass die Rücklagenbildungen bei der Einnahme- bzw. Überschussrechnung kurz aufgeführt werden. Bei Anforderung der Anlage Gem1 im Rahmen der Überprüfung der Vereinstätigkeit werden diese Angaben zudem erwartet.

Grundsatz des Saldierungsverbots

Nach dem Grundsatz des Saldierungsverbots (§ 246 Abs. 2 HGB) dürfen Aufwendungen und Erträge, Vermögen und Schulden nicht verrechnet werden.

Einschätzung der finanziellen Entwicklung des Vereins

Die Prüfung der Finanzlage umfasst nicht nur einen Blick in die Vergangenheit (zeitgerechte Zahlung, Ausnutzung von Skonto, Mahnung bei Zahlungsverzug, sachgerechte (und vor allem sichere Geldanlage), sondern auch einen Blick in die Zukunft. Entscheidend ist die Frage, ob der Verein in der Lage ist, auch künftig seinen Kapital- und Zinsdienst und seine satzungsmäßigen Aufgaben zu erfüllen.

Hierzu zählt auch das Prüfungsrecht, ob Ausgaben mit dem Haushaltsplan, insbesondere den dortige Vorschlägen, (noch) übereinstimmen (BGH, Urteil v. 14.12.1987, NJW-RR 1988 S. 749).

Achtung

Um zu vermeiden, dass Satzungen zum Punkt "Prüfungsumfang" zu ausführlich werden, empfiehlt sich der Hinweis, dass sich die Überprüfung auf die sachliche Richtigkeit beschränkt, nicht jedoch auf die Zweckmäßigkeit der getätigten Ausgaben.

Weitere Einzelhinweise enthält auch die Checkliste für Kassenprüfer.

Eine Finanzordnung zur Tätigkeit der Rechnungsprüfer/Revisoren/Kassenprüfer könnte natürlich noch weitere Vorgaben und Ermächtigungen enthalten, bis hin etwa zur Überprüfung, ob z. B. bei außerplanmäßigen Ausgaben ein Beschluss des zuständigen Organs (Mitgliederversammlung des Vorstandes) vorlag. Empfehlenswert ist darüber hinaus auch die genaue Festlegung der Ermächtigung zur Einsichtnahme von Unterlagen/Einsichtnahme in Protokolle, Aufzeichnungen etc. der Abteilungsleiter des Vereins.

Hinweis

Wenn in größeren Vereinsabteilungen Abteilungsordnungen vorhanden sind, kann man den Tätigkeitsbereich der Kassenprüfer des Hauptvereins entlasten, indem über die Abteilungsordnung die Wahl unabhängiger Abteilungsprüfer vorgesehen wird.

Dies hat den Vorteil, dass dem Prüfer des Hauptvereins bei größeren Einzelabteilungen - und einem entsprechenden Finanzvolumen - ein einzelner Abteilungs- bzw. Prüfungsbericht vorgelegt werden kann. Dies setzt jedoch eine gewisse zeitliche Vorgabe für die Prüfungstätigkeit voraus, damit der Kassenprüfer des Hauptvereins die Einzelberichte rechtzeitig erhält. So könnte sich der ehrenamtlich tätige Prüfer des Hauptvereins z. B. auf stichprobenartige Kontrollen des Belegwesens der einzelnen Abteilungen beschränken. Die Abteilungs- und Prüfungsberichte oder sonst vorgelegten Ergebnisse entbinden den Prüfer des Hauptvereins allerdings nicht, sich persönlich von der Ordnungsmäßigkeit der Angaben zu überzeugen. Im Zweifel ist er nicht an die ihm vorgelegten einzelnen Abteilungsprüfberichte gebunden, sondern er hat die Aufgabe, sich - wegen der Notwendigkeit der Entlastung des Vorstands/Präsidiums - selbst und unabhängig von den Vermögensverhältnissen der Abteilungen zu überzeugen.

Bei Vereinsprüfungen durch die Finanzämter wird auch regelmäßig die finanzielle Situation der Einzelabteilungen von Mehrspartenvereinen überprüft. Mit der vollständigen Überführung der Abteilungsumsätze in die Hauptbuchhaltung des Vereins, ist die ergänzende Vorlage einer Vollständigkeitserklärung von Einzelabteilungen gegenüber dem Vereinsvorstand für das abgeschlossene Vereinsjahr für den Prüfungsauftrag des Kassenprüfers beim Hauptverein von Bedeutung.

Muster einer Vollständigkeitserklärung für Abteilungskassen/Gruppenkassen finden Sie unter Ausführliche Vollständigkeitserklärung der Vereinsabteilungen, Vollständigkeitserklärung der Abteilungen an den Vorstand, Vollständigkeitserklärung der Abteilungen an den Vorstand, Muster 2.

Hinweis

Auch bei Monovereinen/Einspartenvereinen sollte auf die zutreffenden Angaben zu bekannten Gruppenkassen, Sonderkassen etc. geachtet werden.

Praxis-Beispiel

Nicht nur aus dem Bericht in der Vereinszeitschrift bis hin zu Presseberichten, sondern auch über vorliegende Warenrechnungen lässt sich erkennen, dass eine kleine Jogginggruppe des Sportvereins oder z. B. die AH-Gruppe des Fußballvereins ein erfolgreiches Grillfest beim Vereinsheim durchgeführt hat. Oder z. B. eine Projektgruppe innerhalb eines sozial engagierten Vereins, die ihre Tätigkeit und Erfolge mit der Bewirtung der Vereinsmitglieder und Interessenten präsentiert.

Durch die Tatsache, dass jegliche Einnahmen aus erzielten Bewirtungsumsätzen sowohl zu ertragsteuerlichen, ggf. auch zu umsatzsteuerlichen, Konsequenzen führen können, sind derartige Vorgänge mit erkennbarem, eindeutigem Vereinsbezug. Durch die Zurechnung von bislang nicht berücksichtigten Bruttoeinnahmen können Steuerfreigrenzen (Zweckbetriebsgrenze von 35.000 Euro - 30.678 Euro bis 31.12.2006 - im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb), die Kleinunternehmerbetragsgrenze von 17.500 Euro) überschritten werden. Dies kann nicht einkalkulierte steuerliche Auswirkungen für den Verein haben. Im Regelfall muss bei diesen offensichtlichen Vorgängen auch von einem Kassenprüfer erwartet werden, dass er durch Kontaktaufnahme und Abstimmung mit dem verantwortlichen Schatzmeister/Kassierer des Vereins diese plausiblen Feststellungen oder bei aufgetauchten Buchungen nur als Aufwand die ggf. notwendige buchhalterische Korrektur verlangt.

Im Einzelfall lässt sich eine Zurechnung zum Verein nach einer Überprüfung ausschließen, wenn es sich um eine rein private Kleinveranstaltung von Vereinsmitgliedern handelt. Hierunter können Veranstaltungen fallen, die etwa aus Anlass von Jubiläen, Geburtstagen etc. auf eigenes Risiko und vereinsunabhängig ausgetragen werden. Selbst wenn z. B. Getränke zum Eigenverbrauch vom Verein bezogen und bezahlt wurden. Aber spätestens dann, wenn auch Geselligkeitsveranstaltungen über Vereinspublikationen, Plakate mit Vereinslogo etc. auch nur einen mittelbaren Vereinszusammenhang vermuten lässt, ist im Vereinsinteresse diesen Hinweisen nachzugehen.

Praxis-Beispiel

Die Jugendmannschaft lädt zur Aufbesserung der Jugendkasse zu einem Basar mit Bewirtung durch die Eltern/Jugendbetreuer ein. Auch wenn mit Billigung des Vorstandes der Reinerlös direkt in die Jugendkasse fließt, ausschließlich hierfür dann verwendet werden soll, ist auch diese gut gemeinte Eigeninitiative eine dem Verein zurechenbare wirtschaftliche Betätigung. Dies setzt in der Vereinspraxis natürlich voraus, dass dem oder den Kassenprüfern diese Aktivitäten bekannt sind, oder sich bei Belegüberprüfungen Unklarheiten aufzeigen.

4 Der Prüfvorgang in der Praxis: Welche Unterlagen werden benötigt?(HaufeIndex: 669376)

4.1 Allgemeines(HaufeIndex: 669377)

Wichtig ist bei der Kassenprüfung der wirtschaftliche Zusammenhang mit den vorliegenden Bilanzen/der Einnahme- bzw. Überschussrechnung und der Abstimmung mit Kasse, Bank und Vereinsvermögen allgemein. Denn der Kassenprüfer muss wissen, worauf er aufsetzt, wenn er in die Prüfung der Vollständigkeit vom Beleg zur Jahresrechnung und von der Jahresrechnung über Konten/Aufstellungen zum Einzelbeleg zumindest stichprobenweise Prüfungsschritte durchführt.

Erst im zweiten Schritt folgt die Prüfung der rechnerischen/sachlichen Richtigkeit, die auch steuerliche und vielleicht sogar rechtliche Voraussetzungen umfasst (Satzung, Wirtschaftsplan etc.). Der Blick in das Versammlungsprotokoll des Vorjahres zeigt sicherlich auf, ob durch das Finanzamt, den Sozialversicherungsträger oder durch sonstige Behörden Prüfungen stattgefunden haben. Also gilt es, etwaige Beanstandungen oder auch Vorgaben für die künftige Behandlung von Vorgängen zu überprüfen, ob diese "Fehler" im laufenden Prüfjahr vermieden wurden. Falls unklar, sollten sogar die Prüfberichte angesehen werden.

Auch der Frage nach der sachgemäßen Verwendung öffentlicher Zuschüsse/Zuwendungen sollte durchaus im Einzelfall nachgegangen werden. Liegen z. B. ordnungsgemäße Verwendungsnachweise für den Prüfungszeitraum vor? Handelt es sich eindeutig auch um umsatzsteuerbefreite Zuschüsse?

Sind die buchhalterischen Zuordnungen von Einnahmen und Ausgaben zu den vier Vereinssteuerbereichen (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) plausibel?

Werden in den Bankbelegen erkennbare Spendeneinnahmen auch richtig verbucht im ideellen Bereich, gibt es Anhaltspunkte über mögliche Spendenmittelfehlverwendungen?

4.2 Vereinsbücher, Journale, Kassenbücher(HaufeIndex: 669378)

Praxis-Tipp

Pflichtaufgabe eines Kassenprüfers ist es in jedem Fall, eine Kontenabstimmung vorzunehmen. Wichtig ist auch, dass die Abprüfung der Jahresanfangsbestände mit den Kontoendständen und die Feststellungen/Bestätigungen des steuerlichen Gesamtergebnisses, auch im Abgleich mit dem vorgefundenen Zahlenwerk im Rechenschaftsbericht, des Vorstands übereinstimmen.

Für die Prüfungstätigkeit ist entweder die Einsichtnahme in vorhandene Vereinsbücher, Journale, Kassenbücher oder sonstige Aufzeichnungen notwendig oder aber der Zugriff auf die Vereinsverwaltungs-Software, soweit der Verein für seine Einnahmen-Überschussrechnung und Finanzverwaltung eine spezielle Software verwendet. Zugriff kann bedeuten: Eine Zugangsberechtigung je nach Vereinbarung etwa am Ort der Geschäftsstelle, bei dem Vereinskassierer/Schatzmeister, soweit dieser hierfür verantwortlich zeichnet oder aber die Zurverfügungstellung eines entsprechenden Speichermediums (z. B. DVD, CD, USB-Stick, Diskette etc. mit den finanziellen Aufzeichnungen neben den Schriftstücken/Belegen.

Lässt man einmal die Fälle der erweiterten EDV-Abwicklung/Führung von Bankkonten über Internetzugänge bei Banken außer Betracht, sind natürlich die vorhandenen Bankunterlagen/Auszüge vorzulegen. Ergänzend etwaige, für den Prüfungszeitraum separate einzelne Kassenbücher/Aufzeichnungen für die Barkasse, bis hin zu den vorhandenen Aufzeichnungen/Unterlagen einzelner Abteilungen etc. Natürlich dazu der zu diesem Zeitpunkt sicherlich schon vorliegende Rechenschaftsbericht/die Jahresrechnung des Vorstands.

4.3 Belegordner(HaufeIndex: 669379)

Unerlässlich ist zudem die Vorlage des oder der Belegeordner. Je nach Umfang der Vereins-Geschäftstätigkeit, auch wiederum je nach Vorgaben, kann die Überprüfung des Belegwesens des Vereins nur stichprobenartig erfolgen. Also nach dem Zufallsprinzip, u. U. auch schwerpunktmäßig nach der Höhe der festgestellten Aufwendungen/Buchungen; durchaus aber auch unter Beachtung von Plausibilitätsgrundsätzen.

Praxis-Beispiel

Auszug aus einem Kassenprüfungsbericht: "Die Belege wurden insgesamt zur Verfügung gestellt, die Belege waren durchnummeriert und stimmten bei stichprobenartiger Überprüfung mit den Einzelangaben im Journal/Kassenbuch überein ...".

Soweit es um die Belegprüfung geht, ist unabhängig vom Prüfungsumfang (Stichproben- oder Gesamtbelegprüfung) darauf zu achten, dass auf den Rechnungsbelegen die jeweilige Umsatzsteuer als Vorsteuer zutreffend ausgewiesen und wiederum über die Vereinsbuchführung erkennbar ist, dass bei einer Option zur Umsatzsteuer die Vorsteuer zutreffend verbucht wurde. Lässt sich z. B. feststellen, dass bei Rechnungen über 100 Euro und einer Option zur Umsatzsteuer - also nicht für die Fälle, in denen die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen wird - zwar die Vorsteuer zutreffend ausgewiesen und auch als solche verbucht wurde, jedoch der Rechnungsempfänger fehlt, ist wegen der möglichen Nichtanerkennung der Vorsteuer über eine Steuerprüfung durch das Finanzamt hierauf hinzuweisen. Für Prüfungen ab dem Vereinsjahr 2007 gilt hierbei die erhöhte Kleinbetragsgrenze von 150 Euro. Zudem sind die Auswirkungen der USt-Erhöhung bei ausgehenden Rechnungen mit 19 % ab 2007, dies bei Beibehaltung des ermäßigten USt-Satzes von 7 % schon wegen der Umstellungsphase abzuprüfen. Eine andere Frage ist, ob der Verein dieses Versäumnis des Rechnungsausstellers korrigieren lässt, oder diese (spätere) Versagung des Vorsteuerabzugs hinnimmt. Es geht dann also um die Kernfrage, ob die seit Mitte 2004 geltenden Vorgaben zur ordnungsgemäßen Rechnungsstellung bei eingegangenen Rechnungen im Ausgabenbereich beachtet wurden.

Praxis-Beispiel

Die Rechnung des Getränkelieferanten für ein Vereinsfest enthält weder eine fortlaufende Rechnungsnummer noch die Angabe einer Steuernummer. Auf die Korrektur/Ergänzung sollte hingewiesen werden, wobei dies selbst durch den Rechnungsaussteller, keinesfalls durch den Verein, vorgenommen werden sollte. Bei der Kleinbetragsrechnung für Materialkauf fehlen die Steuernummer sowie der USt-Ausweis auf dem Kassenbon.

Weitere offensichtliche Fehlerquellen sind bei der Rechnungsadresse häufig feststellbar. Es sollte unbedingt der jeweilige Verein als Adressat genannt werden, damit der Vorsteuerabzug nicht später gefährdet ist.

Praxis-Beispiel

Zutreffender Rechungsadressat ist der x-Verein e. V., c/o Frau/Herr ......., also nicht Frau/Herr ........ c/o x-Verein e. V.

Das Problem kann auch entstehen, wenn z. B. ein Vereins- oder Vorstandsmitglied im Großhandel auf eigenem Namen für den Verein Waren einkauft. Die Erstattung des vorgelegten Betrages gegenüber dem Mitglied ist kein Problem, auch nicht z. B. die ertragsteuerliche Berücksichtigung als Ausgabe im Zweckbetrieb/wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Aber für den Vorsteuerabzug ist davon auszugehen, dass bei dieser Drittrechnung der Vorsteuerabzug bei einer späteren Überprüfung des Finanzamtes nachträglich versagt wird.

4.4 Reisekostenabrechnung(HaufeIndex: 669380)

Der Kassenprüfer sollte auch in die Reisekostenabrechnungen des Vereins Einsicht nehmen, d. h. er sollte die sachliche Richtigkeit der Abrechnungen aber nicht auch noch intensiver die Zweckmäßigkeit der Reise überprüfen. Soweit kein qualifizierter Gesamtprüfungsauftrag besteht, kann auch hier stichprobenartig nachgesehen werden, ob etwa der Höhe nach zutreffende Tagegelder gewährt werden.

Praxis-Beispiel

Überprüfung der Höchstbeträge für den Verpflegungsmehraufwand Der Ansatz der Höchstbeträge für den Verpflegungsmehraufwand (z. B. 24 Euro) setzt bereits eine mehr als 24-stündige Abwesenheit voraus, so dass für eine Schlüssigkeitsprüfung geprüft werden kann, ob der Tatbestand mit dem Reisebeginn/Reiseende übereinstimmt. Damit müssen auch bei vorhandenen Reisekostenabrechnungen die geltenden steuerlichen Reisekostengrundsätze (bis zu den Höchstbeträgen) eingehalten werden.

$1                       ·    Werden höher ausgezahlte Pauschbeträge für Reisekosten festgestellt, so muss der Kassenprüfer nachfragen, ob es bei abweichender steuerlicher Handhabung eine vereinsinterne Ermächtigungsgrundlage (z. B. Vorstandsbeschluss, Beschluss der Mitgliederversammlung) gibt.

1                       ·    Des Weiteren muss er überprüfen, ob der Verein die sich hieraus möglicherweise ergebenden lohnsteuerrechtlichen Konsequenzen beachtet hat.

1                       ·    Liegen dabei zeitnahe Reisekostenabrechnungen vor, handelt es sich erkennbar um "Dienstreisen" oder möglicherweise stattdessen um lohnsteuerpflichtige Fahrgelderstattungen zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Außerdem sollten auftauchende Barauszahlungen an Vereinsmitglieder für Fahrten im Interesse des Vereins, also z. B. der Transport von Jugendlichen im eigenen Fahrzeug zu Sportbegegnungen, Konzerten, Veranstaltungen Anlass sein, die eingereichten Reisekostenabrechnungen abzugleichen. Auf die Vorlage von nachprüfbaren Reisekostenabrechnungen sollte dann ergänzend geachtet werden.

Angesichts einer Vielzahl von Lohnsteueränderungen in den letzten Jahren sollte man z. B. mit Wirkung ab 2007 beachten, dass die Fahrten zwischen Wohnung und Vereinssitz, etwa zum Training bei Sportlern, grundsätzlich steuerpflichtig sind.

Weitere Hinweise hierzu finden Sie in den Ausführungen zu Aufwandsentschädigungen/Vergütung an Vorstände/Vereinsmitglieder/Amateursportler/Feuerwehren: Was ist steuerrechtlich möglich?

4.5 Auszahlungen an Vereinshelfer und Übungsleiter(HaufeIndex: 669381)

Achtung

Beachten Sie bei der Überprüfung der Zahlungen an Vereinsmitarbeiter, ob evtl. sozialversicherungsrechtliche Vorgaben zu berücksichtigen sind.

Bei festgestellten Auszahlungsbeträgen für Vereinshelfer sollte nicht nur die Richtigkeit der Abrechnungen gegenüber den Beschäftigten überprüft werden, sondern auch, ob entsprechende Lohnkonten, wegen der Beachtung der sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben für eine Beschäftigung auf 400 Euro-Basis, vorliegen.

Bei der Beschäftigung von Übungsleitern mit der Möglichkeit der Auszahlung steuer- und sozialversicherungsfreier Vergütungen sollte zumindest stichprobenartig eine Überprüfung unter Beachtung der jeweils geltenden steuerfreien Grenzen erfolgen. Auf jeden Fall dann, wenn sich durch Barauszahlung über die Kassenführung oder Überweisung regelmäßig höhere Beträge, z. B. mehr als 154 Euro monatlich bis Ende 2006, dann 175 Euro ab 2007 an Einzelpersonen feststellen lassen.

Hinweis

Über die Reform des Gemeinnützigkeitsrechts wurde rückwirkend zum 1.1.2007 der Übungsleiterfreibetrag für begünstigte Tätigkeiten von bisher 1.848 Euro auf 2.100 Euro erhöht. Demnach sind dann ab dem Vereinsjahr 2007 Übungsleitervergütungen von bisher monatlich 154 Euro bis zu 175 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei!

4.6 Umgang mit sog. Eigenbelegen(HaufeIndex: 669382)

Achtung

Eigenbelege sind bei Vorliegen eines Kassenbons grundsätzlich kein Hinweis auf eine fehlerhafte Kassenführung.

Nicht selten findet man bei Querprüfungen der festgehaltenen Ausgaben aus der Kasse statt eines Belegs, einer Rechnung, Quittung etc. einen sog. "Eigenbeleg". Sicherlich hat der Kassenprüfer nicht die Aufgabe, die "Absetzbarkeit/steuerliche Anerkennung" zu prüfen. Dies ist ggf. Aufgabe des Finanzamtes, soweit man bei der Überprüfung des Vereins die Belege einsieht. Dies geschieht jedoch spätestens bei Betriebsprüfungen. Ein aufgeklebter Kassenzettel (Bon) etwa eines Sportwarengeschäftes/eines Kaufhauses mit dem Vermerk "Büromaterial" etc. - evtl. mit dem kurzen Hinweis zum Verwendungszweck, wie "Dekorationsmaterial für Vereinsfest am ........." - ist noch kein Alarmsignal. Denn häufig wird, gerade in Eilfällen oder bei Materialbesorgungen durch aktive Vereinshelfer, die Ausstellung einer Rechnung vergessen, also nur ein Kassenbon vorgelegt. Schwieriger wird es dann natürlich für das Kassenprüfer-Testat, wenn wiederholt nur weiße Notizzettel mit Betragsangaben vorgefunden werden, also z. B. "Eigenbeleg für Bewirtung des Bürgermeisters", "Kauf von Büromaterial" etc., ohne Kassenbon. Taucht dies auf, muss der Kassenprüfer dies - auch im Hinblick auf die steuerlichen Auswirkungen - in seinem Abschlussbericht vermerken. Denn eine Beanstandung wird mit Sicherheit dazu führen, dass der besorgte Vereinskassierer/Schatzmeister die bisherige Handhabung nicht mehr akzeptiert und bei weiteren Abrechnungen auf einer Belegvorlage besteht.

Praxis-Beispiel

Bei der Abstimmung der übergebenen und jeweils zu dem Buchungsvorgang nummerierten Belege stößt der Kassenprüfer darauf, dass ein Beleg über einen Ausgabenbetrag in Höhe von 300 Euro fehlt. Ergibt die Rückfrage z. B., dass der Beleg wegen einer Reklamation anderweitig gebraucht wird, kann dies als plausible Erklärung genügen.

4.7 Anlageverzeichnis(HaufeIndex: 669383)

Mit in den Prüfungsbericht einzubeziehen wäre auch die Einsichtnahme in ein etwa vorhandenes Anlageverzeichnis zur Jahresrechnung/dem Rechnungsabschluss. Dies nicht unbedingt zur Nachprüfung, ob nun die zutreffende Abschreibungsdauer nach der AfA-Tabelle zugrunde gelegt wurde, sondern zur Überprüfung, ob z. B. über das Kassenbuch/die Vereinsbuchführung festgestellte größere Investitionen (Kauf von Inventar, Pkw, bewegliche Anlagegüter) mit berücksichtigt wurden. Häufig wird von Vereinen übersehen, dass die Führung einer Inventarliste/ eines Anlageverzeichnisses vorgeschrieben ist.

4.8 Spenden bei Kassenprüfung(HaufeIndex: 1632067)

Das Spendenrecht ist regelmäßig Gegenstand bei Vereinsprüfungen durch das Finanzamt. Bei Verstoß gegen die Spendenregelung kann wegen der Haftungsregelung in gravierenden Fällen der Status der Gemeinnützigkeit entzogen werden. Deshalb sollte dieses Thema durchaus auch bei einfachen Kassenprüfungen beachtet werden.

Hierzu kurz folgende wichtige Fragen rund um das Spendenrecht:

$1                 ·    Gibt es einen besonderen Spendenordner, in dem die notwendigen Doppel von ausgestellten Zuwendungsbestätigungen aufbewahrt sind? Verwendet der geprüfte Verein zumindest Spendenvordrucke, die den amtlich vorgeschriebenen Inhalt aufweisen? Ergibt sich aus dem Ausfüllhinweis bei dem Vordruck-Doppel, dass die Frist für die Ausstellung für Spendenbescheinigungen noch gewahrt ist (drei bzw. fünf Jahre nach § 10b EStG)?

$1                 ·    Bei Geldspenden: Ist eine gemeinnützige Verwendung nach dem Verwendungszweck erkennbar?

1                 ·    Bei Sachspenden: Wurde der Wert auch buchhalterisch erfasst, ggf. ergänzend dann auch der Gegenstand im Anlagevermögen bzw. in der Inventarliste?

1                 ·    Ist bei Aufwandsverzichtspenden, Verzicht auf Auszahlung von Vergütungen etc. erkennbar, dass dies freiwillig erfolgte? Wäre der Verein auch ohne Verzicht in der Lage gewesen, die Forderungen/Auszahlungsansprüche zu erfüllen?

1                 ·    Erfolgt eine Trennung zwischen Mitgliedsbeitrag und Spenden, je nach Gemeinnützigkeitsstatus des Vereins?

$1                 ·    Gibt es Anzeichen, dass eine Spendenhaftung droht? Die Höhe betrug bisher 40 % aus der Spendensumme, ab dem Steuerjahr 2007 ist dies auf 30 % bei der Körperschaftsteuer reduziert.

1                 ·    Müssen bei festgestellten unrichtigen Spendenbescheinigungen Hinweise zur Überprüfung von Vorjahren, für die zutreffende Behandlung im laufenden Geschäftsjahr, gegeben werden?

1                 ·    Ist im Rahmen der Prüfung auch erkennbar, dass zwischen freiwilligen Spenden, dem steuerbegünstigten Sponsoring (Vermögensverwaltung) und Werbeeinnahmen (wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) buchhalterisch unterschieden wurde?

1                 ·    Sicherlich kann es im Rahmen von Kassenprüfungen dabei nur um "Auffälligkeiten" gehen, nicht um eine externe, konkrete Steuerprüfung. Aber gerade bei festgestellten größeren Spendeneinnahmen und Sachspenden sollte auch über den Prüfer zumindest eine Plausibilitätsprüfung im Vereinsinteresse erfolgen.

5 Die Darstellung des Prüfungsergebnisses(HaufeIndex: 669384)

5.1 Der Idealfall: Es liegen keine Beanstandungen vor!(HaufeIndex: 669385)

Gibt es keine Beanstandungen, oder konnten die festgestellten Beanstandungen aufgeklärt werden, ohne dass der Verdacht auf Unstimmigkeiten im Vergleich mit dem Zahlenmaterial des Jahresberichts/Rechenschaftsberichts des Vorstandes vorliegt, kann das Ergebnis der durchgeführten Rechnungsprüfung bestätigt werden. Entweder separat, rechtzeitig vor der Jahres-Mitgliederversammlung an den Vorstand mit einer unterschriebenen Ausfertigung oder als weiterer separater Anhang zu dem Rechenschaftsbericht des Vorstands.

In der Mitgliederversammlung gehört es dann als Tagesordnungspunkt mit zur Aufgabe des Kassenprüfers, dass er die Ordnungsmäßigkeit der vorgefundenen Buchführung/des Rechnungswesens bestätigt, kurz mündlich erläutert und im Anschluss daran den anwesenden Mitgliedern den Vorschlag unterbreitet, dem Vorstand Entlastung für das überprüfte Vereinsjahr zu erteilen. Über diesen Antrag ist dann entsprechend der Satzungsvorschrift des Vereins abzustimmen.

5.2 Unstimmigkeiten in den Vereinsfinanzen: Was ist zu tun?(HaufeIndex: 669386)

Schwierig wird es natürlich dann, wenn die Kassenprüfung erhebliche Beanstandungen hat, seien es nicht nachvollziehbare finanzielle Vorgänge oder gar der Verdacht auf Unregelmäßigkeiten

Achtung

Bei Unstimmigkeiten muss die Entlastung des Vorstands auf eine außerordentliche Versammlung vertagt werden.

Unbedingt geboten ist natürlich hierbei die sofortige ausführliche Rücksprache und Erläuterung der Vorgänge mit dem verantwortlichen Vereinskassierer/Schatzmeister. Kann z. B. wegen festgestellter gravierender Verstöße gegen die Buchführungspflichten und des anstehenden Versammlungstermins nicht mit einer sofortigen Revision durch den Verantwortlichen Abhilfe geschaffen werden, hat der Prüfer - mehr oder weniger im Einvernehmen mit dem Vorstand - nur die Möglichkeit, die Mitgliederversammlung über die Beanstandungen durch die Kassenprüfung zu informieren, mit dem Ziel, dass unabhängig von weiteren Tagesordnungspunkten die Entlastung des Vorstands auf eine separate oder nachfolgende Versammlung vertagt/zurückgestellt wird.

Achtung

Werden z. B. fehlende Unterlagen nachgereicht, so kann der Vorstand auch teilentlastet werden.

Zeigt sich allerdings im Vorfeld, dass der Schatzmeister auch nach Rücksprache mit dem Vorstand nicht bereit ist, zu den Unstimmigkeiten Stellung zu nehmen, muss der Kassenprüfer die Mitgliederversammlung über diese Vorgänge informieren und sie darauf hinweisen, dass der schriftliche Bericht mit der Beanstandung dem Vorstand bereits vorliegt und eine Gesamtentlastung der Mitgliederversammlung nicht empfohlen werden kann. Relativ selten, aber u. U. möglich, wäre eine Teilentlastung. Dies betrifft bspw. die fehlende Aufklärung bestimmter relevanter Buchungsvorgänge oder die fehlenden notwendigen Erläuterungen für eine bestimmte nicht nachvollziehbare Investition. Für diesen Fall könnte eine Teilentlastung für das gesamte Ergebnis herbeigeführt werden mit der Vorgabe, dass für die Beanstandungen noch entsprechende Unterlagen nachgereicht und erläutert werden müssen.

Praxis-Beispiel

Bei einer kurz vor der Jahresmitgliederversammlung durchgeführten Kassenprüfung entdeckt der Kassenprüfer die buchungsmäßige Berücksichtigung einer relativ hohen Ausgabe für eine Investition im abgelaufenen Vereinsjahr, obwohl die Rechnung erst im laufenden Vereinsjahr ausgestellt wurde. Andererseits wurde trotz des Hinweises, dass auch die Anlieferung erst im neuen Geschäftsjahr erfolgte, die Investition schon im Anlagevermögen des Vorjahresvermögens berücksichtigt. Möglich wäre hier eine direkte Empfehlung in der Jahreshauptversammlung, dass eine Vorstands-Einzelentlastung herbeigeführt wird, also keine Gesamtentlastung, soweit die Ressortverantwortung bei dieser Frage beim Vereinskassierer/Schatzmeister liegt.

Zu beachten ist bei derartigen Fällen auch wieder der Prüfungsumfang. Beschränkt sich die Tätigkeit auf rechnerische Überprüfung, also nicht auf die Zweckmäßigkeit, verringert sich der Verantwortungsbereich etwas.

Praxis-Beispiel

Die vorher genannte Investition wurde zutreffend verbucht, jedoch ist erkennbar, dass entgegen den Haushaltsansätzen und vorliegenden Kostenvoranschlägen das veranschlagte Investitionsvolumen für dieses Vereinsjahr überschritten wurde. Hier könnte der Prüfer auf diesen Umstand hinweisen, und zwar in seinem schriftlichen Bericht und in seinen Erläuterungen vor der Mitgliederversammlung. Da es sich um eine "geschäftspolitische" Maßnahme der Vereinsführung handelt und zudem ersichtlich ist, dass dies im Vorstand ausdrücklich beraten wurde, dürfte ein Vorschlag auf Nichtentlastung zu weit gehen. Denn mit Sicherheit wird der Vorstand vor dem Antrag auf Entlastung dazu Stellung nehmen.

6 Wann haftet der Kassenprüfer ?(HaufeIndex: 669387)

Achtung

Der Kassenprüfer - ebenso wie der Vorstand - haftet nur in Fällen grober Fahrlässigkeit oder einer vorsätzlichen Unterschlagung bei finanziellen Unstimmigkeiten gegenüber dem Verein.

In den seltenen Fällen, in denen der Kassenprüfer finanzielle Ungereimtheiten mit verschleiert, d. h. seinem Prüfungsauftrag nicht nachkommt und dem Verein ein finanzieller Schaden entsteht, kann sich die Frage eines Innenregresses gegen ihn und auch gegenüber dem handelnden Vereinsvorstand stellen. Haftungsfragen/Regresse stellen sich daher immer dann, wenn der Vorwurf einer groben Fahrlässigkeit oder einer vorsätzlichen Tathandlung im Raum steht und dies zu einem Schaden führt. Gleiches gilt, wie dargelegt, für eine mögliche persönliche Inanspruchnahme als Haftungsschuldner durch das Finanzamt.

Hinweis

Das Finanzamt orientiert sich nahezu ausschließlich an dem Kassenbericht/Rechenschaftsbericht und allenfalls an den ergänzend bekannten Feststellungen des oder der Kassenprüfer(s). Sämtliche Beanstandungen in finanzieller Hinsicht, sei es wegen Unstimmigkeiten im Kassenbereich, fehlender Belege etc. werden nahezu ausschließlich direkt zwischen dem Verein, über den Vereinsvorstand, meist jedoch mit dem Vereinskassierer und dem Finanzamt, abgeklärt. Auch dürfte eine persönliche Inanspruchnahme für jegliche sich daraus ergebende Steuerschulden des Vereins nahezu auszuschließen sein, hierzu gibt es weder bislang bekannte Einzelfall-Entscheidungen noch sonstige Erfahrungssätze.

Wird die Kassenprüfung durch Angehörige der steuerberatenden Berufe vorgenommen und unterlaufen diesen nachweisbare Fehler, so sollte der Verein prüfen, ob und inwieweit der sich aus dem Auftragsverhältnis ergebende Honoraranspruch gekürzt/zurückbehalten werden kann bzw. aus haftungsrechtlichen Gesichtspunkten neben dem Prüfer die Berufshaftpflichtversicherung eintrittspflichtig wird.

Sieht ein Kassenprüfer also bewusst weg oder sieht er etwa nach Rücksprache mit dem Vorstand von einer zwingenden Überprüfung eines Einzelvorgangs ab, könnte eine Haftung nach § 826 BGB in Betracht kommen. Etwa dann, wenn der Kassenprüfer aufgrund eines fehlerhaften Prüfungsberichts auch noch die vollständige Entlastung des Vorstandes vorschlägt. Wird der Vorgang aufgedeckt und führt eine Berufung des Vorstandes auf die zuvor ausgesprochene Entlastung zu einem Verlust von Regressansprüchen des Vereins gegenüber seinen damaligen Vorstandsmitgliedern, dann könnte sich auch ein zivilrechtlicher Schadensersatzanspruch gegenüber dem Kassenprüfer ergeben.

Achtung

Müssen die Mitglieder über Missstände informiert werden, dann sollte der Vorstand bereits Vorgaben machen können, wie und auf welche Weise eine Schadensreduzierung/Schadenswiedergutmachung vorgenommen werden kann.

Aber unabhängig von Haftungsfragen sollte der Kassenprüfer auch im Interesse des Vereins darauf achten, den Vorstand bei Verdacht einer Manipulation, z B. einer Unterschlagung, direkt und sofort zu informieren. Die "Bombe", d. h. der Verdacht auf eine mögliche Manipulation, muss nicht unbedingt erst in der Hauptversammlung publik gemacht werden. Denn meist sind hierbei die Mitglieder, vor allem, wenn es sich um komplizierte Zusammenhänge handelt, völlig überfordert. Dies kann, auch im Hinblick auf die mögliche Öffentlichkeitswirkung, zu ernsthaften Störungen des Vereinslebens führen. Hat sich aber der Verdacht bestätigt, ist es die Aufgabe des Vorstands oder des Kassenprüfers, die Mitglieder hierüber ordnungsgemäß zu informieren.

Achtung

Wird nicht bereits bei den ersten Verdachtsmomenten unverzüglich reagiert, steht u. U. auch die Gemeinnützigkeit auf dem Spiel!

Bei den ersten Alarmsignalen und Hinweisen des Kassenprüfers ist natürlich der Vorstand gefordert. Dieser muss in diesem Fall ggf. ergänzend eine Revision durchführen, evtl. auch für Vorjahre, soweit es sich hier um strafbare Sachverhalte im Bereich der Unterschlagung handelt. Angefangen von der Entbindung der Pflichten aus dem Vorstandsamt bei einem in diesem Verdacht stehenden Vorstandsmitglied ist darüber hinaus zu prüfen, ob auch strafrechtliche Schritte einzuleiten sind. Derartige Sachverhalte "unter den Teppich zu kehren" kann selbst im Falle der Wiedergutmachung durch den Verursacher dazu führen, dass etwa bei mildtätigen Vereinen die öffentliche Zuschussvergabe auf dem Spiel steht, wenn die Sache doch noch bekannt wird. Und meist überprüfen dann noch die Finanzbehörden bei derartigen Feststellungen den Gemeinnützigkeitsstatus!

Alarmzeichen können in solchen Fällen z. B. sein:

1                 ·    Kassenfehlbestände oder

1                 ·    Abweichungen bei den Kassenendbeständen des alten Jahres und Kassenanfangsbestand im neuen Jahr.

1                 ·    Abhebungen ohne Gegenbuchung, nicht verbuchte Einnahmen trotz vorgefundener Unterlagen/Schriftwechsel.

Die Einleitung von strafrechtlichen Schritten, etwa die Strafanzeige usw., ist im Übrigen dem vertretungsberechtigten Vorstand vorbehalten. Nur er trägt die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Verwaltung des Vereinsvermögens. Empfehlenswert ist aber in diesen, leider in der Vereinspraxis immer wieder auftauchenden Fällen, dass der/die Kassenprüfer von sich aus den Vorgang schriftlich dokumentieren, um unabhängig von der Weiterführung und Aufklärung des Sachverhalts sich nicht einer möglichen Haftung in zivilrechtlicher Hinsicht auszusetzen.

Hinweis

Unabhängig von Haftungsfragen sollte darauf geachtet werden, dass den Kassenprüfer eine umfassende Verschwiegenheitspflicht trifft, die gegenüber Dritten und auch Mitgliedern außerhalb der Mitgliederversammlung gilt.

Damit es beim Umfang der übergebenen Unterlagen später keine Differenzen gibt, sollte bei Prüfungen außerhalb des Vereinssitzes/der Geschäftsstelle ein kurzes Protokoll erstellt werden. Hierin sollten die zur Mitnahme vorgesehenen Unterlagen aufgelistet sein.

7 Fehlende Durchführung des Prüfungsauftrags durch Kassenprüfer(HaufeIndex: 1632109)

Im Regelfall ist/sind der oder die Kassenprüfer auf ehrenamtlicher Basis tätig. Er ist also gewählt für diese rein ehrenamtliche Aufgabe im Vereinsinteresse, als internes Kontrollorgan für die Mitglieder. Kommt ein Angehöriger der steuerberatenden Berufe, der als nicht ehrenamtlicher Dritter nach der Satzung beauftragt wurde, seinem Dienstleitungsauftrag zeitlich nicht nach, so kann die sofortige Mandatskündigung in Betracht gezogen werden.

Was tun, wenn der oder die gewählten Kassenprüfer ihren Aufgaben nicht nachkommen?

Durch das Ehrenamt könnte auch ein gewählter Kassenprüfer sein Amt jederzeit niederlegen, wenn dies nicht zur "Unzeit" erfolgt. Reagiert der einzelne Prüfer trotz konkreter Aufforderung nicht, obwohl die Prüfung schon angelaufen ist und die Mitgliederversammlung ansteht, so kann der handelnde Vorstand wie folgt vorgehen:

1                 ·    falls zeitlich noch möglich, ein externes Steuerbüro im einvernehmlichen Interesse der Mitglieder damit beauftragen, oder

1                 ·    ein anderes, nicht zum Vorstand gehörendes Mitglied (z. B. einen ehemaligen Kassenprüfer) einschalten, das vorher gegenüber der Mitgliederversammlung kommuniziert wurde und sich für diesen notwendigen Handlungsbedarf die nachträgliche Genehmigung eingeholt hat, oder

1                 ·    bei zeitlichen Problemen den Tagesordnungspunkt "Entlastung" absetzen, wegen fehlendem Bericht des Kassenprüfers mit allen Folgen für eine weitere (außerordentliche) Mitgliederversammlung.

Hieraus zeigt sich, dass im Verhinderungs- oder Untätigkeitsfall eines der Kassenprüfer, die Wahl von zwei Kassenprüfern nach der Satzung von Vorteil sein kann.

Soweit ein gewählter Kassenprüfer trotz mehrfacher Aufforderung seinen Prüfungsauftrag nicht durchführt, ist Handlungsbedarf angezeigt: Er sollte zur sofortigen Rückgabe der erhaltenen Unterlagen aufgefordert werden und zudem belehrt werden, dass eine Fremdprüfung mit Vorbehalt durchgeführt wird und anfallende notwendige Kosten geltend gemacht werden können.

Liegt hingegen ein "triftiger" Grund vor, z. B. Erkrankung, starke persönliche oder berufliche Belastung, sollte gerade bei einem Kassenprüfer der Weg über eine Fremdkassenprüfung gesucht werden. Allerdings muss bei Einschaltung eines steuerlichen Beraters das hierdurch entstehende Kostenrisiko mit einkalkuliert werden.

Je nach Verhalten und Vorwurf kann die Nichtdurchführung der Prüfung bei erfolgter Auftragsannahme auch ein Grund für die Beendigung der Mitgliedschaft wegen vereinsschädlichen Verhaltens darstellen. Maßgeblich sind aber die Satzungsbestimmungen und die grundsätzliche Beurteilung, ob dies die sonstige Mitgliederstellung berührt. Eine weitere Möglichkeit ist die Abwahl auf Antrag über eine Mitgliederversammlung. Achten Sie aber auch hier auf die Satzungsvorgaben. Dies ist sicherlich das beste Vorgehen, wenn die Amtsniederlegung nicht selbst erfolgen sollte.

Autor/in

1                 ·    Prof. Gerhard Geckle, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, Freiburg



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